Centralitas telefónicas. Cómo y porqué mantenerlas

Las centralitas telefónicas son aún un elemento indispensable para la mayoría de las empresas. A pesar de que la tecnología avanza, el teléfono sigue siendo un canal de comunicación muy importante gracias a la inmediatez que aporta. Contrata un buen mantenimiento para estar tranquilo.

Una centralita telefónica es por definición una máquina que permite interconectar llamadas externas con extensiones internas (usuarios). En los inicios de la telefonía, hará más de 100 años, una centralita telefónica requería de multitud de teleoperadoras que interconectaban manualmente las llamadas a través de cables para que dos personas pudieran hablar. Hoy día todo esto es automático y la tecnología nos permite que las centralitas puedan estar físicamente en las instalaciones del cliente, o bien alojadas en la nube.

 Mantenimiento de centralitas

Cuando hablamos de un mantenimiento nos referimos sobre todo a la gestión y conservación de las centralitas físicas. En el momento en que decidimos migrar los servicios a la nube, podremos despreocuparnos de ello, si bien esta responsabilidad va a ser de nuestro proveedor de servicios telefónicos. En una centralita virtual, el mantenimiento de equipos en el lado cliente se reduce drásticamente. No hay servidores físicos y los equipos de telefonía son muy simples, básicamente de conectar y funcionar.

Vamos a comentar algunas cosas primero sobre el mantenimiento de una centralita virtual, para luego adentrarnos más en profundidad de qué ocurre con las centralitas físicas.

Mantenimiento de centralita virtual

Como comentábamos, una centralita virtual no requiere específicamente de realizar ningún mantenimiento por parte del cliente. Las únicas cuestiones relevantes van a ser muy simples de ejecutar, y lo podríamos resumir con estos puntos:

• Asegurar el perfecto funcionamiento de Internet. El router debe permanecer en sitio seguro que nadie lo toque por error, así como todo el cableado de red (switches, rack, etc.)
• Asegurar el suministro eléctrico. Un corte eléctrico se notaría rápidamente quedando todo apagado.
• Terminales físicos (teléfonos IP) deberán estar debidamente conectados tanto a internet, como a la corriente eléctrica (en caso de ir con alimentador).
• Ordenadores con softphone: deben estar correctamente cuidados, con el software actualizado, antivirus al día, etc.
• Con este tipo de equipos la limpieza y la refrigeración no son tan críticos como en servidores físicos, pero es recomendable mantener unas condiciones mínimas de climatización y evitar el polvo.
• Gestión del sistema. La mayoría de centralitas en la nube permiten al administrador gestionar el servicio, aplicando calendarios, modificando horarios, colas, locuciones, etc.

Por otro lado, tendremos el mantenimiento a nivel de servicios que realizará el proveedor de telefonía, donde se deberán ocupar de la seguridad del sistema, copias de seguridad, actualizaciones, etc. Asimismo, es probable que ofrezcan un mantenimiento avanzado, donde todas las configuraciones y cambios se puedan pedir al proveedor para que lo programen en la centralita.

Mantenimiento de centralita física

En cuanto a las centralitas físicas, el mantenimiento se complica un poco más, ya que tendremos unos servidores en nuestras instalaciones que tendremos que cuidar y mantener. Es por ello que se recomienda siempre disponer de un contrato de mantenimiento con un proveedor especializado.

En cuanto a las tareas de mantenimiento para una centralita física, vamos a contemplar las siguientes:

• Mantener el CPD bien acondicionado, con acceso restringido. Debemos evitar accesos indebidos, tanto por la propia seguridad del sistema como para evitar descuidos. Aún es habitual encontrar un servidor funcionando debajo de una mesa de despacho, o en algún rincón lleno de trastos.
• Asegurar el suministro eléctrico del servidor, disponiendo de equipos SAI bien mantenidos. Es común encontrar SAIs con las baterías agotadas, que en caso de incidencia no servirían para nada.
• Mantener la sala CPD climatizada y limpia. La temperatura afecta mucho el rendimiento de los servidores, así como el polvo va a estropear los sistemas de ventilación de los propios equipos.
• Realizar actualizaciones de seguridad en los servidores, así como disponer de Backups (copias de seguridad) bien guardadas. Nunca guardar el backup en la empresa, ya que si hubiera un incendio en las propias instalaciones no se podría recuperar nada.
• Disponer de piezas de recambio, en caso de que alguna parte de los equipos pudieran averiarse. Lógicamente, una pequeña empresa no va a tener dos servidores, pero el proveedor de mantenimiento sí deberá tener todo tipo de componentes susceptibles de averiarse.
• Gestión del sistema. Normalmente, deberá ser un administrador del sistema con conocimientos avanzados quien deba hacer las programaciones necesarias. Modificar colas, horarios, locuciones, etc. lo deberá hacer nuestro proveedor especializado en mantenimiento de centralitas.

Es posible que algunas actualizaciones o cambios de hardware (por ejemplo, sustitución de la CPU) requieran de nuevas licencias con el fabricante del sistema. Es por ello recomendable mantener la centralita lo más actualizada posible, ya que no solamente son cuestiones de seguridad, sino que con nuevas versiones habrá nuevas funcionalidades disponibles.

Por qué mantener una centralita física

Hemos llegado al kit de la cuestión. ¿Si las centralitas virtuales tienen un mantenimiento tan simple, y aparentemente todo son ventajas, porque deberíamos mantener una centralita física?

Para poder dar respuesta a esta pregunta deberemos valorar primero qué ventajas aporta una centralita física en comparación con una centralita virtual.

• Amortización y vida útil. Una centralita física es inicialmente mucho más costosa que un servicio a la nube que se paga mensualmente. Se trata de una inversión importante que muchas empresas hicieron hace unos años y que puede tener una vida útil de hasta 15-20 años. Si solamente han transcurrido 5 o 10 años, aún pueden aguantar unos cuantos años más.
• Grandes instalaciones. Las centralitas de sistemas propietarios (Alcatel-Lucent, Unify, Avaya, Cisco…) suelen requerir terminales de la propia marca. Esto implica que un cambio tecnológico debe pasar por reemplazar todo el parque de terminales y ponerlos nuevos. En caso de hoteles donde el uso de los teléfonos es minoritario, se pueden utilizar convertidores analógicos (Gateway FXS) y poder seguir utilizando los terminales ya disponibles, pero para organizaciones más complejas el cambio de terminales acabará siendo necesario.
• Costes mensuales reducidos. Por el hecho de disponer de los equipos en propiedad no estamos obligados a depender de cuotas mensuales con terceros. Únicamente será necesario disponer de líneas telefónicas (recomendable por voz IP), y es recomendable disponer de un contrato de mantenimiento para prevenir posibles incidencias.
• Servidor controlado. En empresas donde la seguridad sea un factor importante, disponer de una centralita física en las propias instalaciones es un factor relevante. No por el hecho de tener un servidor físico, todo será más seguro, pero al menos estará controlado directamente por la empresa-usuaria. Esto podría ser clave para organizaciones gubernamentales, empresas de alta seguridad como bancos o aseguradoras, o también para empresas que deban mantener custodiadas las grabaciones de sus llamadas telefónicas.
• Integración de sistemas. Tampoco es un factor totalmente decisivo, pero puede ser muy relevante. Las centralitas físicas se pueden integrar mejor con otros sistemas de la empresa que estén físicamente allí. Podemos encontrar casos donde anteriormente se hizo una inversión para automatizar la telefonía y tenerla vinculada con sistemas de gestión empresarial, un tarificador o sistemas CRM. Si ya está todo hecho y funcionando, mientras no sea imprescindible un cambio tecnológico, se puede mantener la centralita física.

Conclusiones

Hoy en día son muchas las empresas y organizaciones que mantienen una fuerte dependencia del teléfono. Clientes, proveedores y las propias comunicaciones internas pasan por un sistema de telefonía conocido como centralita telefónica cuando necesitan realizar cualquier petición o consulta.

Si bien las comunicaciones han ido avanzando con la tecnología, el teléfono es normalmente el canal más rápido y efectivo, y debemos asegurar su perfecto funcionamiento los 365 días del año. Sea cual sea la tecnología que utilicemos, es imprescindible tener un buen soporte y mantenimiento para prevenir cualquier anomalía. Las centralitas virtuales aportan muchas ventajas, siendo toda una revolución tecnológica con muchas opciones. No obstante, las centralitas físicas pueden tener una vida útil muy prolongada, y los costes de mantenimiento son muy bajos. Hay empresas especializadas en telefonía como Tpartner que tanto ofrecen mantenimiento de centralitas físicas, Alcatel-Lucent, Unify y Asterisk, como también servicio de centralita virtual. Deja tu sistema de telefonía en las mejores manos.