Centralitas telefónicas físicas vs. centralitas en la nube: ¿Cuál es la mejor opción para ti?

En este artículo trataremos de evaluar si las centralitas físicas son la opción que tu negocio u organización necesita. Hoy en día la solución de centralita virtual se ha popularizado un montón, pero ¿te has planteado si es conveniente para ti seguir con una centralita telefónica tradicional?

La telefonía en las empresas

Hoy en día las empresas siguen usando sistemas de telefonía para poderse comunicar con sus clientes. Principalmente, serán los clientes que se pongan en contacto con la empresa, bien para solicitar información, comprar productos, o requerir soporte técnico. En este sentido, es de gran importancia tener un número de teléfono que la gente pueda tener a mano, que sea fiable y se le atienda de la manera más ágil posible. Esta opción será válida tanto para negocios que llevan muchos años y la gente ya conoce, como otros negocios más recientes. Si necesitan darse a conocer y vender, posiblemente deban invertir en publicidad para tener visibilidad y conseguir el contacto de la clientela.

Hay otros negocios que han optado más por realizar un marketing telefónico, donde la búsqueda de clientes se hace por teléfono. Legalmente, es un bastante más delicado, ya que ahora, a partir del 30 de junio de 2023, sin el consentimiento previo de los interesados, no será legal lanzar llamadas a discreción.

El marketing telefónico para captar nuevos clientes quedará restringido al modelo B2B, de modo que solamente las empresas podrán seguir llamando a otras empresas para ofrecer servicios. Esto no impide realizar campañas a los que ya sean clientes, donde si se les podrá llamar sin problema.

¿Centralita física o centralita virtual?

La elección entre una centralita física o una centralita virtual depende de las necesidades y circunstancias específicas de tu empresa o proyecto. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas, por lo que es importante evaluar diferentes factores antes de tomar una decisión.

Una centralita física, también conocida como PBX (Private Branch Exchange), es un sistema telefónico instalado en las instalaciones de la empresa. Este tipo de centralita requiere la compra e instalación de hardware específico y puede requerir de un mantenimiento regular.

Ventajas de una centralita física

Las ventajas de una centralita física se pueden resumir así

• Control total: Al tener la centralita en tu lugar de trabajo, tienes un control directo sobre la configuración y las características del sistema telefónico.
• Mayor privacidad y seguridad: Al mantener la centralita dentro de tus instalaciones, puedes tener un mayor control sobre la seguridad y la privacidad de las comunicaciones de tu empresa.
• Ahorro económico a largo plazo: si bien a corto plazo una centralita física supone una elevada inversión, a largo plazo los bajos costes de mantenimiento compensan largamente la inversión. El ahorro será importante, especialmente si tienes una gran cantidad de extensiones o un alto volumen de llamadas.
• Independencia de la conexión a Internet: En una centralita física, las llamadas se realizan a través de líneas telefónicas tradicionales (PSTN) o tecnología VoIP independiente de la conexión a Internet de tu empresa. Esto puede ser beneficioso en áreas donde la conexión a Internet puede ser inestable o donde se necesite un mayor nivel de fiabilidad en las comunicaciones.
• Menor dependencia de terceros: Al tener una centralita física, no dependes de proveedores externos para el funcionamiento del sistema telefónico. No estás sujeto a posibles interrupciones o problemas técnicos que puedan ocurrir en los servicios de la nube.
• Integración con sistemas existentes: Una centralita física puede integrarse más fácilmente con otros sistemas y dispositivos de comunicación existentes en tu empresa, como teléfonos analógicos o dispositivos de seguridad.

Es importante considerar que las ventajas de una centralita física pueden variar según las necesidades y preferencias específicas de tu empresa. Además, la tecnología está evolucionando rápidamente y las centralitas virtuales también ofrecen muchas ventajas significativas en términos de flexibilidad y escalabilidad.

Ventajas de la centralita virtual

Por otro lado, una centralita virtual utiliza la tecnología de la nube para proporcionar servicios telefónicos. En lugar de depender de hardware físico, la centralita virtual utiliza software y conexiones a Internet para gestionar las llamadas. Algunas ventajas de una centralita virtual incluyen:

• Escalabilidad y flexibilidad: Puedes ajustar fácilmente el tamaño de tu centralita virtual para adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa. Es más fácil agregar o quitar extensiones y características según sea necesario.
• Acceso remoto: Con una centralita virtual, puedes acceder a tu sistema telefónico desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es útil si tienes empleados que trabajan de forma remota o si necesitas mantener la comunicación mientras te desplazas.
• Sin costes de inversión: la mayoría de proveedores ofrecen el servicio con un simple pago por uso, donde los costes de inversión pueden llegar a ser 0 o muy reducidos (en caso de que se adquieran algunos equipos en casa del cliente)
• Un solo proveedor: la centralita virtual va vinculada con el servicio de telefonía, de modo que no se necesita un segundo proveedor para las líneas telefónicas ni las llamadas. El ahorro en telefonía suele ser considerable comparado con líneas tradicionales.
• Multisede: es una solución ideal para empresas con múltiples sedes. Anteriormente, se requería una pequeña centralita (nodo) en cada una de las delegaciones, incrementando mucho los costes del despliegue. En el modelo virtual solamente con tener internet ya podrán conectarse las extensiones. Desde cualquier punto se podrán configurar todos los servicios, al ser un sistema centralizado en la nube.
• Multidispositivo: tenemos la ventaja de que el servicio de telefonía puede usarse desde distintos tipos de equipamiento. Es posible usarlo desde un PC, con un teléfono móvil, terminales de sobremesa o inalámbricos. Asimismo, puede ser incluso posible combinar varios a la vez para un mismo usuario.
• Funcionalidad: hoy en día el servicio de centralita virtual puede incluir igual o más funcionalidades que una centralita física. Son sistemas que han evolucionado mucho y aportan las últimas novedades tecnológicas que en la modalidad física podían tener sobrecostes por licencias.

Conclusiones: cuál es la mejor centralita para ti

Hoy en día la gran mayoría de empresas se acaban decidiendo por una centralita virtual. Pero el hecho de que la mayoría haga una cosa no quiere decir que sea la solución apropiada para ti.

El primer punto para conocer es el importe de la inversión que habría que realizar para adquirir una centralita física. Una cosa que tiene mucho peso es la magnitud de la instalación. Empresas u organizaciones con cientos o miles de extensiones deberían soportar costes mensuales muy altos para el servicio en la nube. En el caso de una centralita física en propiedad, los costes mensuales bajarían drásticamente.

Por el otro lado, empresas de 5 o 10 extensiones es descabellado invertir miles de euros en un servicio de centralita física, ya que difícilmente será amortizable. La solución virtual es ideal para pequeñas y medianas, empresas.

Hay otro factor muy relevante que es el hecho de no depender de externos para la gestión de la telefonía. Si la centralita está en propiedad, y disponemos de personal especializado, seremos capaces de sacarle buen partido. Esta opción estará solo al alcance de empresas con cierto tamaño, ya que las pymes no podrán hacerlo solas.

En última instancia, la elección entre una centralita física y una centralita virtual dependerá de tus necesidades, presupuesto y preferencias específicas. Es recomendable evaluar cuidadosamente las características, los costes y los beneficios de cada opción antes de tomar una decisión.